Un congrès réussi peut rassembler des centaines ou des milliers de participants. Prenez par exemple le congrès mondial de la conservation qui a lieu tous les quatre ans. Des milliers d’activistes de l’environnement et de leaders mondiaux se déplacent des quatre coins du monde pour une durée totale de 10 jours. Des dizaines de discussions passionnantes et essentielles ont lieu chaque jour et, bien que le congrès soit privé, les points forts de chaque conversation méritent d’être partagés avec le monde entier. 

Vous pouvez trouver plus d’informations sur notre travail avec l’UICN sur notre page de couverture de l’événement en direct. En attendant, nous étions essentiellement chargés de fournir des vidéos quotidiennes des temps forts, de réaliser des interviews et de produire un showreel de l’ensemble de l’événement. 

C’est ici que les vidéos visuelles et professionnelles sur les médias sociaux jouent un rôle important. Plus vous pouvez publier de moments forts de haute qualité et convaincants en tant qu’organisation, plus vous aurez l’air crédible en tant qu’organisateur de l’événement.

Mais, avouons-le, il y a de gros inconvénients pour l’organisateur de l’événement (qui n’a généralement pas beaucoup d’expérience en matière de production vidéo) : avec une base d’audience aussi large, il faut se préoccuper de nombreux éléments logistiques. Parfois, la communication créative peut passer au second plan.

Cela dit, les avantages d’une stratégie de communication bien planifiée offrent des possibilités infinies. Non seulement le bon plan augmentera l’enthousiasme général autour de votre événement, mais le fait d’avoir une équipe de communication créative en réserve signifie que vous pouvez documenter l’événement du début à la fin. Vous pouvez utiliser ce contenu pour de futures promotions, pour faire connaître votre conférence ou pour poursuivre la formation de vos participants et d’autres personnes.
Voici donc les raisons pour lesquelles vous devriez envisager de faire appel à une équipe de communication créative en prévision de vos propres congrès. 

Agences créatives pour les événements du Congrès

1. Introduction
2. Qu’est-ce qu’un événement de congrès ?
3. Le rôle d’une équipe de communication créative à service complet
4. Pourquoi une agence créative pour les événements de congrès ?
5. Avantages des journalistes vidéo et des vidéographes
6. Tous les services possibles
7. Réflexions finales

Qu’est-ce qu’un événement de congrès?

Plusieurs termes désignant des événements en direct, tels que congrès, conférence et convention, semblent se recouper. Mais quelle est la différence entre un congrès et une conférence? L’AICC (l’association internationale des congrès et conventions) définit un congrès comme <<une réunion régulière, à titre représentatif, de plusieurs centaines – voire milliers – d’individus appartenant à un même groupe professionnel, culturel, religieux ou autre. Un congrès est souvent convoqué pour discuter d’un sujet particulier>>. L’ICCA définit une conférence, par rapport à un congrès, comme étant <<normalement de plus petite envergure et de caractère plus sélectif… des caractéristiques qui tendent à faciliter l’échange d’informations>>. Essentiellement, les deux requièrent des rassemblements d’une certaine sorte. C’est là qu’une agence de création peut intervenir.

Exemple d’événement de congrès: le congrès 2022 de la société respiratoire européenne (SRE). 

Qu fait une équipe de communication créative à service complet?

Une équipe de communication créative à service complet peut fournir un large éventail de services de communication pour votre conférence.

La vidéo devenant rapidement la forme de contenu numérique la plus populaire aujourd’hui (86 % des entreprises utilisent la vidéo comme outil de marketing), une agence capable de fournir un contenu vidéo professionnel pour votre événement peut s’avérer précieuse. La bonne agence créative élaborera un plan pour fournir du contenu avant, pendant et après votre congrès.

Il est essentiel de trouver l’équipe de communication créative adéquate et bien rodée. La plupart des agences ne sont pas équipées pour fournir un service de communication de bout en bout pour les grands événements. Sans la capacité de capturer, stocker et diffuser un contenu de qualité, le résultat ne sera pas à la hauteur de votre événement.

Il peut être intimidant d’essayer de trouver la bonne agence pour votre événement. Nous allons commencer par vous donner nos meilleurs conseils:

Essayez d’externaliser le meilleur des deux mondes: une équipe de production vidéo qui a de l’expérience en journalisme et en vidéographie.

Pourquoi une agence créative pour votre événement de congrès?

En résumé, pour tout type d’événement en direct, il est toujours préférable de pouvoir se concentrer sur le contenu de l’événement, plutôt que sur tout ce qui accompagne la couverture d’un événement en direct. Vous trouverez ici un article de blog plus détaillé sur les événements en direct et leurs avantages pour les stratégies de marketing. 

Voici 4 raisons d’engager une agence de création pour le congrès:

  • Un contenu de haute qualité. Avec une agence créative, vous avez la garantie de disposer de plusieurs personnes aux compétences diverses. Cela vous sera bénéfique car même une petite équipe couvrira l’organisation, la préparation, la production vidéo et plus encore. 
  • Ils fourniront l’équipement. L’organisation de l’événement par vous-même et l’achat d’équipements vidéo peuvent s’avérer coûteux. Cela coûte-t-il si cher ? Eh bien, lorsque vous commencez à penser à tout le matériel dont vous aurez besoin, des caméras aux logiciels de montage en passant par les micros, tout s’additionne.
  • Les agences de création peuvent organiser des répétitions. Les répétitions sont un élément clé de la planification de tout type d’événement. Avec la production vidéo, ce point est encore plus vrai. Avec une agence, les membres de votre équipe peuvent s’équiper des connaissances nécessaires à la réussite de l’événement. 
  • Assistance technique illimitée. L’événement est en direct et tout problème peut survenir. Le fait d’avoir une équipe en attente facilitera le processus et signifie que vous aurez des experts à chaque étape du processus. 

En outre, découvrez les avantages de certains des acteurs clés qui font partie de l’équipe d’une agence de création. 

Les avantages des journalistes vidéo

  • Ils filtrent l’information. Les journalistes sont formés pour obtenir le contenu que votre public numérique voudra absorber;
  • Ils mènent des entretiens percutants, face et hors caméra, avec les participants ;
  • Les délais sont leur religion. Et cela est crucial pour les événements en cours où les publications en temps voulu font toute la différence.

Notre propre journaliste vidéo, Arianne Alcorta. 

Les avantages des vidéastes

  • Il existe une différence entre un vidéo-journaliste et un vidéaste. Ce dernier se contentera de faire ce qu’on lui dit, et parfois il ne peut même pas s’occuper de la post-production. Les vidéastes n’ont pas seulement le savoir-faire pour filmer de superbes vidéos; ils savent aussi comment affiner le bon contenu et, par conséquent, transformer vos vidéos rapidement et efficacement.
  • Ils savent exactement quelles techniques utiliser pour chaque décor, et l’éclairage sera impeccable.
  • Ils ne font pas de compromis. Ils ne se contenteront pas de vous fournir n’importe quelle vieille séquence vidéo. Ils iront plus loin pour s’assurer que la vidéo a l’air et le son parfaits.

Vous pourriez penser que trouver le meilleur des deux mondes serait trop demander. Mais chez SmartCuts Creative, nous vous le garantissons, et en plusieurs langues : anglais, français, espagnol et allemand. Nous disposons de vidéo-journalistes ayant une expérience du documentaire et de la caméra, et nous pouvons fournir une équipe spécialisée dans le son, l’éclairage et le montage vidéo. 

Voici quelques-uns des services les plus demandés par les équipes de communication créative lors d’un congrès

Dernières réflexions sur les événements de congrès

Nous espérons que vous avez apprécié la lecture de cet article sur les événements du congrès. L’organisation d’un événement en direct peut être un défi en soi, mais les événements en direct sont avantageux pour toutes sortes de raisons. Les équipes des agences de création sont idéales, car elles sont composées de personnes ayant des expériences et des compétences diverses. Qui n’a pas envie d’engager une équipe composée d’un vidéaste compétent et d’un journaliste vidéo ? Si vous avez un événement de congrès à venir, n’hésitez pas à nous contacter pour un devis ou une discussion.

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